kendine has bir de kağıdı olan eylem. içtimada toplanan er/erbaşların kaydı bu kağıt üzerinden tutulur.
içtima kağıdını dolduran bölük çavuşu bu kağıdı bölük astsubayına verir. bölük astsubayı da arşive girmesi için ilgili yere gönderir bu kağıdı.
mesai saati dışında ise nöbetçi astsubay/nöbetçi yedek subay bu içtima kağıdını kontrol eder. ardından nöbetçi subay kimse ona verir. nöbetçi subay da gereken işlemi yapar.
acemi er eğitim bölüğü de bulunan bazı birliklerde, nöbetçi subay bazen nöbetçi astsubay/nöbetçi yedek subaya güvenmez. acemi erleri karargah binası önünde de toplayabilir. askerlik yaptığım yerde son zamanlarıma doğru çok yaşanmıştı nedense.
